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A importância da gestão do tempo em um projeto

24/09/2014 Por: Editorial Dom Bosco
 Por Sandro Andriow


Ao discutirmos a questão da gestão do tempo em um projeto é necessário o entendimento do que é um projeto e também o entendimento do que o tempo significa para nós.

Começaremos pelo mais simples que é o conceito de projeto, que é uma palavra oriunda do termo em latim projectum que significa “algo lançado à frente”. Por esse motivo, projeto também pode ser uma a formulação ou idealização de uma  realização futura. Segundo o  Instituto de Gerenciamento de Projetos (Project Management Institute - PMI), um projeto " é um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado únicos. Um projeto é temporário no sentido de que tem um início e fim definidos no tempo, e, por isso, um escopo e recursos definidos. E um projeto é único no sentido de que não se trata de uma operação de rotina, mas um conjunto específico de operações destinadas a atingir um objetivo em particular".

O conceito apresentado acima traz duas particularidades importantes para o entendimento do que é um projeto: a temporariedade e a unicidade. Resumidamente, pode-se dizer que um projeto é um evento único, não rotineiro, que ocorre num determinado período de tempo, tendo portanto início e fim ou encerramento.

 E o tempo, o que é? A palavra tempo pode ter vários significados diferentes, dependendo do contexto em que é empregada e, ao longo de nossa história, vários filósofos e cientistas ocuparam-se em tentar explicar o conceito de tempo.  Cada um desses pensadores, à sua época e à sua maneira, nos diz que o tempo está intrinsecamente relacionado à percepção ou à consciência humana e isso é muito importante para que possamos diferenciar o tempo de um projeto do tempo das demais coisas ou das coisas rotineiras.

Os gregos antigos tinham três conceitos para o tempo: chronos, kairós e Aeon, sendo que  chronos refere-se ao tempo cronológico, ou sequencial, que pode ser medido, associado ao movimento linear das coisas terrenas, com um princípio e um fim e deles herdamos a noção que o tempo é finito e que também á qualitativo, o que nos faz desejar que tenhamos um bom aproveitamento do mesmo.

Santo Agostinho diz ser muito difícil discorrer sobre o tempo e o desenvolve como subjetivo, isto é, a forma (humana) de se relacionar com as coisas que passaram, passam e passarão. O passado existe, por força de nossa memória, no presente. Da mesma forma, o futuro existe, por força da nossa expectativa de que as coisas ocorrerão, no presente. E o presente seria a nossa percepção imediata do que ocorre. Aprendemos com ele que o tempo está relacionado com a nossa percepção das coisas que aconteceram, estão acontecendo e irão acontecer

Para Hume, a noção de tempo está intimamente ligada à forma pela qual as pessoas percebem os eventos e os relacionam de forma sucessiva (o dia sucedendo a noite, a primavera sucedendo o inverno e etc.) e que " é próprio da mente humana conhecer e estabelecer certa relação temporal entre as coisas somente devido à ocorrência regular das coisas". Com Humes alargamos essa percepção para eventos sucessivos. 

As atividades humanas em regral são de natureza rotineira e portanto, repetitiva, cíclica e o tempo é medido conforme a evolução dessas repetições ou ciclos, num movimento contínuo. Exemplificando: nós temos rotinas diárias, semanais, mensais, etc. Acordamos, tomamos café vamos trabalhar, cumprimos uma agenda, voltamos para casa, dormimos para em seguida acordar e repetir nosso ciclo. De mesma forma, uma empresa segue sua rotina, embasada nos seu ciclo operacional (compra de materia prima, fabricação, pagamento das compras,  venda de produtos, recebimento das vendas).

Nas atividades de natureza cíclica é fácil fazermos a gestão do tempo, pois basta que tenhamos em conta as noções de importância e urgência relacionadas a cada uma das tarefas que temos que desempenhar rotineiramente, lembrando que a importância está relacionada à gravidade das consequências de se deixar de realizar uma tarefa em tempo hábil e a urgência está relacionada com a velocidade com a qual as consequências ocorrerão. Portanto, quanto mais importante e urgente for uma tarefa, maior será a prioridade para a sua execução.

Já para um projeto a questão do gerenciamento do tempo toma contornos bastante diferentes (e bem mais dramáticos), pois, conforme foi visto mais acima, um projeto é um evento único que ocorre num determinado período de tempo, não podendo, portanto, ser tratado como algo rotineiro. O projeto de construção de uma casa pode ser muito parecido com o projeto de construção de outra casa, mas, mesmo assim, tratam-se de duas casas diferentes e portanto, de dois projetos diferentes, pois estão sujeitos a conjuntos de variáveis diferentes.

Segundo o "Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos" (Guia PMBOK®), do PMI, cada projeto tem seu próprio ciclo de vida, com início (abertura e planejamento), meio (execução, monitoramento e controle) e fim (entrega e encerramento) e cada fase do projeto é marcada pela entrega de um ou mais produtos (deliverables), como estudos de viabilidade ou protótipos funcionais.

No início de cada fase, define-se o trabalho a ser feito e o pessoal envolvido na sua execução e o fim da fase é marcada por uma revisão dos produtos e do desempenho do projeto até o momento.  Uma fase começa quando termina a outra. Quando há sobreposição (overlapping) entre as fases, chamamos essa prática de execução acelerada ou antecipada (fast tracking). Nesse caso, começa-se a trabalhar nas próximas fases do projeto antes do fim da fase.

O principal  cuidado a ser observado na gestão do tempo de um projeto é com relação a atrasos na entrega do mesmo, que podem trazer consequências negativas como quebra de contrato, multa por atraso e prejuízos na imagem da empresa que está executando-o. O gerenciamento adequado do tempo é um ítem  fundamental, pois projeta para o cliente (ou patrocinador do projeto) - a partir de levantamentos das atividades e recursos - qual será o tempo gasto para desenvolver o projeto através da definição e do sequenciamento de suas atividades, da estimativa "realista" dos recursos necessários a cada atividade e de suas respectivas durações  e finalmente, do desenvolvimento e controle do cronograma.

O gerenciamento adequado do tempo tem sido apontado com fator do êxito e sucesso de muitos projetos, na mediaa em que possibilita a correção, com a maior brevidade possível, de problemas com os prazos, não deixando que se tornem graves  (ou até mesmo irreversíveis) durante execução do projeto. O reforço a essa visão é dado pelo próprio PMI, ao elencar o gerenciamento do tempo como uma das nove áreas de conhecimento vinculadas ao gerenciamento de projetos.

 

Sandro Andriow

Possui graduação em Administração pela Universidade Federal do Paraná (1986) e mestrado em Administracíon de Empresas y Gestión Financiera pela Universidad de Extremadura, Espanha (2001). Atualmente é sócio gerente da empresa Q2C Capacitação e Desenvevolvimento de pessoas e Organizações. Ltda e professor titular da Fundação de Estudos Sociais do Paraná e Professor Assistente das Faculdades Dom Bosco, ambas em Curitiba/PR. Tem experiência na área de Administração, com ênfase em Administração Financeira, atuando principalmente nos seguintes temas: empreendedorísmo, gestão de serviços de saúde, tecnologia da informação, qualidade, gestão financeira e de custos e ensino superior.

 


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